Training

Training, pernik awal penentu kesuksesan SDM

Training adalah sebuah proses yang dilalui oleh seorang individu dalam rangka untuk mengubah sikap, pengetahuan, keterampilan, dan perilakunya. Dalam sebuah perusahaan, training yang dilaksanakan merujuk pada perolehan pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi, sebagai hasil dari pengajaran keterampilan dan kejujuran yang disertai praktik nyata sehubungand dengan pengetahuan tertentu yang bermanfaat bagi kinerja seseorang dalam mengemban tugas dan tanggungjawabnya. Dengan adanya training maka profesionalitas bisa terjaga dan kinerja karywan juga bisa lebih maningkat kualitasnya.

Meskipun terkadang sama-sama disebut denan istilah training, antara training (pelatihan) dengan training (pengembangan), namun training atau juga disebut dengan pelatihan memiliki fungsi yang berbeda dengan pengembangan karena training bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu untuk kebutuhan saat ini atau sekarang.

Bagan Proses Rekrutmen Karyawan oleh MSDM

 

Untuk melakukan program training, MSDM hendaknya melakukan analisis tentang kebutuhan, tujuan, sasaran, serta isi dan prinsip pembelajaran yang akan dilakukan terlebih dahulu. Sehingga, program training yang akan dilaksanakan memiliki aturan tertentu dan tidak sia-sia. Tanggung jawab MSDM dalam rangka pemberian training kepada para karyawan, yaitu :

§  Memastikan telah tersedianya materi pelatihan yang dibutuhkan;

§  Melakukan koordinasi yang bersangkutan agar pelaksanaan training dapat berjalan dengan sukses.

§  Mengorganisasi, menyelenggarakan, dan mengatur serta juga menyusun agenda-agenda dan penjadwalannya untuk merealisasikan kegiatan training, terutama off the job training.

§  Melakukan koordinasi yang diperlukan dalam usaha pengembangan karyawan dan perencanaan karier, serta

§  Menyediakan skill dan input-input yang mendukung upaya pengembangan perusahaan.

Metode training atau pelatihan yang dibagi berdasarkan tempat pemberian, yaitu sebagai berikut :

1.      On the Job Training

On the job training berlangsung dalam situasi kerja normal, dengan menggunakan alat yang sebenarnya, peralatan, dokumen, atau bahan yang akan digunakan oleh trainer. Dalam hal ini , biasanya dilakukan olehjajaran MSDM yang dibantu divisi-divisi lain terkait dengan tugas masing-masing. On the job training biasanya berhubungan dengan peningkatan keterampilan kerja dan hal-hal lain yang bersifat formal.

2.      Off the job Training

Of the job training berlangsung jauh dari situasi kerja normal. Biasanya, training tersebut dilakukan tidak berkenaan dengan pekerjaan, tetapi menyiratkan bahwa dalam training tersebut seorang karyawan tidak lagi diposisikan pada tugas dan fungsi seperti biasanya. Namun malah diposisikan pada tugas dan fungsi seperti biasanya. Namun malah dijauhkan dari rutinitas kerja, dengan harapan ada pelepasan kejenuhan untuk kemudian mereka lebih berkonsentrasi lagi terhadap pekerjaan setelah melewati training tersebut. Jenis pelatihan ini terbukti mampu memacu ide dan kreativitas para karyawan dalam melakukan pekerjaannya selepas dari masa training.

            Dalam pembahasan berikut, kita akan membagi training menjadi tiga bagian. Marilah kita bahas bersama-sama.

A.    Metode Training untuk Karyawan Baru

Setelah melalui tahap seleksi, seorang karyawan baru akan menjalani proses training pada perusahaan yang bersankutan. Apabila akan diangkat menjadi karyawan tetap, masa training biasanya lebih lama atau sekitar 1-3 bulan. Namun kalau perusahaan tersebut hanya mencari karyawan kontrak maupun freelance maka waktu training sekitar seminggu saja. Training yang diberikat pada karyawan baru dilakukan ketika dia baru memasuki perusahaan tersebut.

      Materi training untuk karyawan baru, diantaranya sebagai berikut :’

§  Pengenalan Perusahaan

Pengenalan perusahaan berkaitan siapa pemiliknya, visi dan misi perusahaan, serta struktur oraganisasi sangatlah penting bagi seorang karyawan. Tujuannya agar mereka mengatahui dengan siapa harus bertanggungjawab dan agar ia dapat menjalankan tugas dengan rajin di perusahaan tersebut karena merasa mengenal siapa pemiliknya.

§  Pengenalan tugas dan wewenang masing-masing

Karyawan baru ditunjukan tugas serta wewenang masing-masing, sehingga tidak tumpang tindih dengan tugas dan wewenang karyawan lain.  Hal ini diharapkan agar karyawan baru cepat menyesuaikan diri dengan lingkungan kerjanya, sehingga tanggung jawab yang diembannya bias berjalan dengan baik.

§  Pelatihan kecakapan

Bagi posisi yang memerlukan kemampuan, keterampilan, dan kecakapan khusus untuk melaksanakan tugas dan wewenang yang diberikan kepadanya, sangat perlu diadakan pelatihan atau training berhubungan dengan hal tersebut. Misalnya saja, pelatihan baris-berbaris dan cara mengatasi kejahatan yang diberikan kepada security, pelatihan kebersihan da perawatan peralatan kantor yang diberikan kepada OB, pelatihan public speaking yang diberikan kepada marketing serta public relation, sampai dengan pelatihan kepemimpinan yang diberikan kepada calon manajer.

Sementara metode paltihan karyawan baru diantranya sebagai berikut :

1.      On The Job Training

Materi untuk karyawan baru biasa disampaikan dengan metode-metode on the job training sebagai berikut ;

a.       Demonstrasi

Karyawan baru mendapat pelatihan dengan metode demonstrasi, yaitu pemberian materi dengan cara praktik dan contoh langsung oleh pemberi materi tersebut atau dengan dibantu oleh beberapa orang lainnya dalam rangka menyelesaikan pekerjaan. Materi yang diberikan pada pelatihan metode demonstrasi untuk karyawan baru lebih menekankan pada pelatihan kerja, misalnya pelatihan penggunaan mesin industry untuk bagian produksi, pelatihan tata cara menjual produk untuk bagian pemasaran, dan lain sebagainya sesuai dengan tugas tanggung jawab masing-masing. Dengan pelatihan metode demonstrasi sangat dimungkinkan terjadinya peningkatan keterampilan karyawan.

b.      Praktik Langsung

Metode ini terutam dilakukan untuk pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan profesionalitas seperti akuntan, teknisi mesin, atau teknisi lainnya.

c.       Metode self training

Disini, biasanya karyawan dibiarkan mengerjakan tugas dan tanggung jawabnya dengan melihat contoh yang telah dilakukan karyawan lainnya yang lebih senior. Dalam masa training yang biasanya berlangsung antara 103 bulan untuk karyawan baru, mereka diharapkan mampu belajar dari berbagai kesalahan yang mungkin terjadi serta belajar juga dari lingkungan kerjanya.

Metode ini banyak digunakan di instansi pemerintah dan pekerjaan-pekerjaan yang bersifat administrative, tempat dengan tingkat kecelakaan yang mengancam nyawanya rendah atau tidak berpengaruh terhaap keselamatan kerja.

2.      Off The Job Training

Jaang sekali karyawan baru dihadapkan pada off the job training, kecuali kalau karyawan tersebut akan ditempatkan sebagai tim dan juga mendapatkan pekerjaan level manajerial. Kalaupun ada off the jonb training bagi karyawan baru, biasanya metode yang diapakai adalah metode caramah. Disini, pembicara akan meneangkan tentang segala sesuatau yang perlu disampaikan, sementara karyawan baru hanya mendengarkannya. Off the job training bagi karyawan baru juga biasanya diselenggarakan tidak jauh dari tempat kerja dan tidak memiliki kesan sebagai  sarana rekreasi.

Jenis training	Divisi yang Diberi training
Training pengenalan peusahaan dan struktur	Semua divisi
Training pengenalan produk	Divisi pemasaran.marketing
Training penggunaan mesin-mesin produksi	Divisi produksi
Training akuntansi dan pembukuan	Divisi administrasi, sekretaris, dan akunting
Training TIK	Divisi R&D
Training keamanan dan physical training	Divisi security/keamanan
Training inventory, kebersihan, dan pelayanan	Divisi perlengkapan dan OB

B.     Metode Training Untuk Level Menengah

Bagi level menengah, training bukan hanya ditunjukan untuk penguasaan pada materi atau keterampilan kerja tertentu, tetapi kadangkala dilakukan untuk pengembangan kepribadian, perlunya peningkatan kepuasan kerja, dan fenomena penrgantian kerja karyawan.

1.      On The Job Training

a.       Metode praktik langsung

Untuk karyawan level menengah, biasanya pekerjaan yang dilakukan memerlukan profesionalitas. Metode praktik langsung ini terutama dilakukan pada pelatihan yang bersifat manajerial. Contohnya pada karyawan bagian accounting, asesten manajer, dan lain-lain.

b.      Metode demonstransi

Metode demonstransi yang dilakukan untuk karyawan level menengah biasanya bekenaan dengan pengembangan dan peningkatan kualitas serta kapasitas diri. Pemberian materi pelatihan melalui contoh dan praktik dalam demonstransi memungkinkan terjadinya peningkatan keterampilan karyawan.

2.      Off The job Trining

Beberapa metode training bagi karyawan level menengah yang dilaksanakan di luar tempat kerja memiliki tujuan untuk mengurangi kejenuhan kerja dan supaya dapat terbentuk tim yang solid. Metode-metode tersebut antara lain sebagai berikut ;

a.       Role Play

Role play atau

 permainan peran menampilkan simulasi yang dilakukan oleh para peserta pelatihan dengan memerankan pealku-pelaku yang ada dalam posisi kerja mereka di diperusahaan.

b.      Diskusi kelompok

Efektivitas pelatihan dengan diskusi kelompok memeungkinkan peserta pelatihan untuk terlibat dan berkontribusi aktif. Diskusi akan mengahasilkan suatu hal yang dpat menambah wawasan peserta terhadap materi pelatihan, apalagi kalau fasilitator mampu memberikan feedback kepada peserta latihan.

c.       Pust pengambangan

Training yang memanfaatkan adanya pusat pengembangan berarti karyawan mengikuti program-program pelatihan yang sebelumnya telah disusun dan diadakan oleh pusat-pusat pengembangan tersebut yang bekerja sama dengan perusahaan.

d.      Dinamika kelompok

Dinamika kelompok diberikan kepada karyawan level menengah yang memrlukan kerja sama tim dalam menyelesaikan tugas dan tanggungjawabnya.

Off the job training pada karyawan level menengah biasanya dilakukan di luar kota dan berfungsi sebagai sarana rekreasi bagi keluarga.

Contoh Aplikasi Pelasksanaan Training Pada Karyawan Level Menengah

1.      AMT (Achievement Motivation Training untuk menggali motivasi dan kreatifitas.

2.      Outbond Training untuk rekreasi dan kerjasama tim = > semua divisi

3.      Training kesehatan dan keselamatan kerja = > semua divisi

4.      Training peningkatan keterampilan kerja = > sesuai divisi masing-masing

C.    Metode Training untuk level manajer

Untuk level manajer, training yang dilakukan biasanya dijauhkan dari pesan menggurui karena pada level ini karyawan sudah bisa mneguasai tugas dan tanggungjawabnya masing-masing. Hanya saja, untuk menambah wawasan, para manajer biasanya diikutkan semacam training motivasi diluar perusahaan yang diselenggarakan oleh pembicara terkenal atau lembaga training yang sudah ternama. Dengan sekali mengikuti training diluar perusahaan maka karyawan level manajer akan dibekali keterampilan memimpin tim dan keterampilan berhubungan dengan pihak-pihak lain dengan lebih baik dari sebelumnya.

      Pada kegiatan training yang dilakukan untuk karyawan baru dan karyawan level menengah, para manajer sebaiknya bergabung, terutama pada training yang berkenaan dengan kerja sama tim. Hal tersebut berfungsi agar manajer yang bersangkutan mendapat informasi sebesar-besarnya tentang kepribadian dan kinerja tim yang dipimpin olehnya.

      Pada kegiatan ini training yang dilakukan oleh sebuah perusahaan, biasanya bertujuan untuk mengasah skill karyawan dan mendongkrak motivasi kerjanya. Agar training yang dilakukan benar-benar efektif. MSDM perlu untuk memahami prinsip-prinsip belajar sebagai berikut :

§  Kemampuan belajar setiap individu adalah unik dan berbeda satu dengan yang lainnya. Berdasarkan prinsip ini, training diupayakan lebih fokus pada peningkatan penyelesaian pekerjaan.

§  Keberhasilan belajar sangat ditentukan oleh motivasi. Oleh karena itu kegiatan training sebaiknya dipimpin oleh seorang trainer yang mampu menciptakan motivasi tinggi bagi peserta.\

§  Belajar harus selalu disertai umpan balik. Maksud dari proses ini, yaitu mengajak peserta training untuk terlibat secara aktif dalam pelatihan.

§  Belajar adalah proses aktif dalam sebuah training. Bisa dikatakan bahwa peserta yang pasif cenderung memberikan kontribusi minimal bagi perusahaan. MSDM semestinya lebih memrhatikan hal tersebut, terutama kepada karyawan baru.

§  Belajar memerlukan variasi metode. Variasi metode diperlukan karena metode penelitian untuk materi atau peserta tertentu belum tentu juga menghasilkan sesuatu yang maksimal apabila dilakukan kepada peserta yang lain.

Dari berbagai uraian diatas, kita dapat menyimpulkan adanya beberapa unsur dalam training, baik training pelatihan maupun pengembangan potensi karyawan, yaitu sebagai berikut :

1.      Adanya tujuan

Sebenarnya,apapun kegiatan yang kita lakukan haruslah memiliki tujuan tertentu agar kita tidak hanya menatap kekosongan di depan. Begitu pula dalam pelaksanaan training, perlu kiranya menetapkan tujuan sedari awal agar mudah dalam evaluasi pencapaian atau goal yang diharapkan. Tujuan juga bisa dijadikan patokan dalam penyusunan rencana (action plan), dan penetapan sasaran,s erta hasil yang diharapkan dari pelatihan yang akan diselenggarakan. Beberapa tujuan training yang diadakan oleh MSDM antara lain :

§  Meningkatkan kualitas kerja;

§  Meningkatkan produktifitas kerja;

§  Meningkatkan penghayatan jiwa dan ideologi;

§  Meningkatkan sikap moral, etika, dan semangat kerja;

§  Meningkatkan kinerja;

§  Merangsang karyawan agar berprestasi;

§  Meningkatkan keselamatan dan kesehatan kerja;

§  Meningkatkan pertumbuhan pribadi bagi karyawan;

§  Mengikuti perkembangan skill, pemikiran, dan paradigma terkini, baik dalam pekerjaan maupun dalam MSDM.

2.      Sasaran

Faktor siapa yang akan menajlani training tentu saja menjadi hal yang harus diperhitungkan sedari awal. Training pada karyawan baru, karyawan level menengah, manager tentulah berbeda dan memang dibedakan. MSDM perlu menentukan pula sasaran yang sesuai dengan kriteria yang terinci dan terukur. Misalnya, dengan mengadakan training keahlian melobi bagi seorang public relation (PR) maka secara otomatis harus ada sasaran setelah training selesai. Sasaran itu adalah bahawa PR tersebut bisa melobi dengan baik beberapa nama yang perlu.

3.      Pelatih atau trainer

Dalam sebuah training, tentu saja diperlukan  seorang pelatih yang benar-benar meguasai bidangnya, profesional, dan berkompeten. Jajaran MSDM tentu saja dapat memberikan pelatihan yang bersifat umum tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, sampai motivasi. Namun untuk hal-hal khusus, semacam pelatihan tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi, perlu diadakan koordinasi dengan manajer yang bertugas pada divisi tersebut atau pihak lain yang berkompeten.

4.      Materi

Pelatihan dan pengembangan SDM memerlukan materi atau kurikulum yang sesuai dengan tujuan pelatihan dan pengembangan SDM yang hendak dicapai perusahaan.

5.      Metode

Inilah hal yang kita bahas secara panjang lebar diatas bahwa metode pelatihan memang diperlukan karena akan menjamin berlangsungnya kegiatan pelatihan dan pengembangan SDM yang efektif apabila sesuai dengan jenis materi dan kemampuan peserta pelatihan.

Untuk mengetahui berhasil atau tidaknya training tersebut, MSDM bisa melakukan tes sebelum dan sesudah training. Dengan mengetahui kemampuan sebelum training maka akan lebih mudah menentukan apakah training yang dilakukan telah sesuai dengan tes sesudahnya, dalam melakukan tes terebut, MSDM bisa membandingkan antara satu kelompok peserta dengan kelompok yang lain. Namun, bisa juga hanya dengan membandingkan hasil tes sebelum dan sesudah pelatihan dilaksanakan.

Bagan Evaluasi Training

 

Training